個人教室の情報管理

教室を経営していく上でどうしても発生する情報をいかに適切に管理するか

実はほとんどの先生がうまく顧客情報を管理できておらず課題を感じています。表計算ソフトや紙ファイルでなんとかなるので、これがベストな方法ではないとは思いつつ、やり慣れた方法で管理しているというのが実情です。みんな同じなんですね。

今は無料または低価格で使える便利なITツールがたくさんあります。ただ、個人教室と一口に言っても運営方法や重きを置きたいところはみなが同じではないため「自分にあった方法」を見つけないといけないですが、自分で調べて考えるのはひと仕事です。（きっと使うと業務が楽になるんだろうな）とは思いつつ、手が出せないという方も多いのではないでしょうか。

でも思い切ってアプリを導入したら、「もっと早く使えばよかった」と実感する先生が多いのも事実です。個人経営者は、「忙しい」「時間がない」はいつでも同じなので、どこかで思い切ってがんばることをお勧めします。

また個人情報管理の観点からも適切に情報を管理することは、経営者として必ずしなくてはいけないことでもあります。

「顧客管理アプリ」を使うことで、教室運営がどう変わるか

予約受け付け

予約を単に受け付けるだけではなく、申込受付後に生徒情報、受講記録、入金管理、メール配信状況を、一括管理し必要な時に必要な情報を簡単に取り出せるかがポイントです。

＞今まで

フォーム、LINE、メール、口頭など複数の窓口で受付、必要な情報をエクセルなどに手動で転記
→転記に手間がかかる。ミスが起きやすい。受付はできるがその後の情報管理がしにくい。

＞顧客管理アプリ
→窓口をアプリのフォームのみにすることでミスが起きにくい。データベース化で管理が楽に。

生徒台帳

＞今まで

エクセルで管理、紙ベースのファイル管理等
→必要な情報を取り出しにくい。更新しにくい。ミスが起きやすい。

＞顧客管理アプリ
→必要な情報をすぐに取り出せる。更新が容易。ミスが起きにくい。

受講履歴

＞今まで

エクセルで管理、紙ベースのファイル管理等
→必要な情報を取り出しにくい。記入が複雑になりがち。ミスが起こりやすい。

＞顧客管理アプリ
→更新が容易。ミスが起きにくい。必要な情報をすぐに取り出せる。

気持ちの余裕が生まれる

庶務管理のストレスは思いの外大きいもの。覚えておかなくてはいけないことがたくさんあって脳がキャパオーバーになります。顧客管理アプリは、いわば脳の外付けハードディスク。必要な情報を入力したら、あとは忘れても大丈夫。先生として、本来やりたいこと、やるべきことに意識を集中しましょう。これが顧客管理アプリ導入の最大の効果ともいえます。

手間がかかる方法では結局のところ情報が管理できません。顧客管理アプリを導入する前の自分がそうだったのでよくわかります。Aさんがいつ入会し、どのレッスンを受けているか（いつおやすみしたか）、住所や電話番号、今生きているメールアドレスはどれか、など当たり前の情報すらつど探さないとわからないというような状況でした。

データベースは、入力の手間は変わらずとも、適切な場所に入力しておけば、必要な情報の検索・抽出が圧倒的に楽でです。ミスも大幅に軽減され、気持ちの余裕が生まれます。

顧客情報を安全に管理する必要性

平成29年5月30日の改正個人情報保護法の全面施行によりすべての事業者が個人情報保護法の適用対象になりました。

個人教室経営者として気をつける点
・個人情報は利用目的をできる限り特定し（個人情報保護法第 15 条第 1 項）。特定した利用目的は、あらかじめ公表しておくか、個人情報を取得する際に本人に通知する。

・個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない（個人情報保護法第 20 条）。

【参考】

個人情報保護法ハンドブック（PDF）

生徒さんから預かった個人情報は適切に管理すること。また、適切に管理していることを開示し、教室の信頼に繋げましょう。

もしもの時のためにデータを適切に保管する

一人で経営している個人教室の経営者にとって、万が一事故や急病などで突然にレッスンができなくなった場合のリスク管理は必須です。

・家族や代理人が生徒さんにすぐ連絡が取れる体制はあるか？

・預り金がすぐにわかるようになっているか？

・コースの途中でやむを得ずレッスンができなくなった場合の精算はすみやかにできるか？

生徒さんにもご家族にも、そして自分自身のためにも普段から適切な情報管理をしておくことが必要です。

【参考】自分に何かあったらどうする？教室経営の危機管理を考えてみよう

【参考】多くの教室経営者が課題としていること

多くの教室経営者が、情報を適切に管理し、業務効率を改善したいと考えています。

テトコ申込者のアンケートより「生徒管理の困りのこと」

記事を書いた人

松本美佐

お菓子教室＆コミュニティ「ミサリングファクトリー」主宰。2007年開業16年の実績。全クラス満席、キャンセル待ちの人気教室。好きなことは山登り、温泉、旅行、焚き火。しかしアウトドア派と思われがちな完全インドア派。コロナ以降は、中華アニメ、ドラマ、小説にはまり、快適な引きこもり生活を送っている。中国語学習者。
将来の夢は流しのお菓子教室→絵描き→中国に行きたいと変遷中

★大人だって日々チャレンジ「教室経営本当の話（旧オトナチャレンジ）」更新中★