イベントの申込み受付にも便利│教室カレンダーの活用

通常のレッスン以外にイベントを開催することがあります。

わたしのお菓子教室では「梅の頒布会」「焚き火」などイベントもたびたび開催していますが、これらレッスン以外のイベントの申込みもすべてテトコを使うことで管理が格段にしやすくなりました。

今年の梅の頒布会、（そんな数でもないから）と普通にメールの返信で申込みを受けたのですが思いの外手間がかかり、あらためてテトコの便利さを実感する出来事になりました。

メールは埋もれる

「あれ？○○さんから申込みがあったと思ったけどメールどこ？？」

わたしはGmailを使っています。

メールが来てもすぐに処理はできないことも多く、内容のみ確認して（あとで）ということはよくあります。ところが既読メールはというのはうっかり忘れてしまうことが多く要注意です。特に同報メールの返信はひとつのスレッドにまとまるため、既読メールの中で目的のメールを探すのが大変でした。

検索をかけてやっと探す始末。テトコのカレンダーの申込みからにしておけばよかったとつくづく思いました。

教室カレンダーにイベントをたてて、フォームから申し込んでもらう

イベントもテトコのカレンダー機能を利用すると、テトコ内の「WEB予約申込」アプリに申込みが入ります。

案内時に説明が必要ですが、今回の梅の頒布会は「（フォームの）備考欄に必要量・引取日を記入してください。」とお伝えすれば、一覧で見られるので誰が申し込んでいるか、内容はなにかがすぐにわかります。メールで管理するより格段に楽でした。

生徒さんに「教室カレンダー」からの申込みに慣れてもらうことも大事

普段よりレッスンの申込みや振替を「ホームページのカレンダーからも申し込んでおいてくださいね。」とお願いしています。間違い・勘違い・忘却がなくなるからというのが一番ですが、生徒さんに「カレンダーから申込むもの」と習慣にしていただくためでもあります。

全員の出欠を取りたい場合も、一斉メールして「参加の人だけ申し込んでもらう」ということを教室カレンダーですると便利です。

教室の庶務管理の効率化は生徒さんへ協力をお願いすることも大事ですね。

「教室カレンダー」で管理すればメールも簡単

イベントに申し込んでくれた人にだけ案内をしたい時もカレンダーで管理していれば簡単です。

例えば、先日焚き火イベントを立てたのですが残念ながら雨のため前日19時に中止を決めました。

そんな時も「教室カレンダー」で管理していれば「明日は中止になりました」とすぐにメールを送ることができます。急にメールしたい時、対象者にすぐに送れるのは地味にとても便利です。

記事を書いた人

松本美佐

お菓子教室＆コミュニティ「ミサリングファクトリー」主宰。2007年開業16年の実績。全クラス満席、キャンセル待ちの人気教室。好きなことは山登り、温泉、旅行、焚き火。しかしアウトドア派と思われがちな完全インドア派。コロナ以降は、中華アニメ、ドラマ、小説にはまり、快適な引きこもり生活を送っている。中国語学習者。
将来の夢は流しのお菓子教室→絵描き→中国に行きたいと変遷中

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