教室業の困りごと「振替管理」

「教室」といっても本当に様々な運営方法があって、一括りにするのはとても難しいし、自分の教室の困りごとは他の教室ではまったく問題なかったりします。

他の先生の話は「なるほどそういうこともあるんだね。」といつも興味深く思うので、皆さんにもご紹介していきます。

振替管理

わたしはお菓子教室を経営しています。レッスンは対象に合わせて現在4コースでそれぞれ毎月1回の会員制です。

固定クラスなので都度申し込む必要はなく、毎月自分のクラスに参加していただくのですが、振替希望の対応が一番の悩みでした。

料理系の教室、特にうちのようなひとり1台作るお菓子教室の場合、スペースと道具の制限があるので（ちょっといっぱいだけど入れちゃおう）というのは難しく、定員オーバーの受付はできません。とはいえ、振替を見越して余裕がある定員設定は経営上のロスです。そのためお席を確保する会員制度にしています。

でも、毎月のことですから、「今月は都合が悪いので他の日にしたい」という希望はもちろん発生します。特に子どものレッスンは学校行事や試験などがあるので振替対応は不可欠。

毎月のように振替依頼がきます。学校行事の多い秋は振替の嵐。

▲2019年5月の振替依頼。1ヶ月で10〜20件の対応は大変です。テトコなら一覧で見られるので便利。

Aちゃんママ「松本先生、いつもお世話になっております。9月のレッスン日ですが運動会のため他の日に振替が可能でしょうか？空いているレッスン日を教えてください。」

まつもと「Aさん、こんにちは。9月の空きですが、○日午前と▲日午前・午後に空きがあります。いつにされますか？

Aちゃんママ「それでは▲日でお願いします。」

まつもと「▲日、午前・午後どちらにされますか。」

Aちゃんママ　・・・・（返信来ない）

こんなやり取りが月に何件もあると、もうわけがわからなくなります。

以前はエクセルで管理していましたが、書き落とし、記憶違い、返事がこなくて困るなんてこともしょっちゅう。

メールは次から次へとくるので過去までさかのぼり調べるのもひと仕事ですね。
当日来る予定の生徒さんの数が予定と違うというのは、材料や器具の準備がある料理教室では大変な問題です。

お教室マネージャー「テトコ」を作ろう！と思った一番の動機がこの振替対応でした。
ウェブで残席を表示できたら、生徒さんはそれを見て空いてるクラスへ振替えればよいだけ。

シンプルになりました。

カレンダーフォームからの申込みは「テトコ」内にデータとして入るので、メールを探す必要もありません。生徒さんに毎回メールで「すみませんが…」と言わせることもなくなったのでサービス向上にもなりました。ホームページ上の残席状況を手動で更新されている教室さんは、ぜひテトコを使って、ストレスと間違いの軽減を実感してください。

皆さんはどんなことでお困りですか？ぜひ教えてください。

教室業って案外横の繋がりがないものです。縦も。
今の問題を解決したり、これから教室を始めたい人のためにみんなの経験をシェアしていきましょう。テトコの機能で解決できることがあるかもしれません。今後の機能追加にも反映していきます。

記事を書いた人

松本美佐

お菓子教室＆コミュニティ「ミサリングファクトリー」主宰。2007年開業16年の実績。全クラス満席、キャンセル待ちの人気教室。好きなことは山登り、温泉、旅行、焚き火。しかしアウトドア派と思われがちな完全インドア派。コロナ以降は、中華アニメ、ドラマ、小説にはまり、快適な引きこもり生活を送っている。中国語学習者。
将来の夢は流しのお菓子教室→絵描き→中国に行きたいと変遷中

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