申込みがあって喜んだのも束の間、連絡しても返事がない。事前入金をお願いしてるのに入金されない。
個人教室をやっていると「申込み後連絡がない」は必ず起こることです。
メールが届いていないのかもしれないし、先方がうっかり忘れているということもあります。中には申込んだけど気が変わった、連絡は無視という人もいるでしょう。
返事がないといつまでもそこに気持ちを置いておかなくてはいけないのでとても困りますね。
でも、申込み後連絡をくれないというケースはどんなに対処しても一定数必ずあるもの、どうしたらいいでしょうか。
申し込み後連絡がない場合も想定したフローを作り、事務処理とストレスを減らす
大切なのは”入金も連絡もない場合はキャンセルになることを伝える”ということです。また返信や入金は必ず期限を作り過ぎたら機械的に処理します。
うちの教室でどのような注意書きをしているかを紹介しますので参考にしてください。
ホームページに明記していること
- 申込みから2日以内に返信がない場合、迷惑メールフォルダをご確認の上、問い合わせフォーム/メール( ○@○○) /LINE@のいずれかでお問い合わせください。
- 携帯キャリアのメールアドレス(ドコモ、au、ソフトバンク)はキャリア側のフィルタリングによりメールが届かないことがあります。○○@○.○の受信許可をするか、携帯キャリア以外のメールアドレスをご利用ください。
- 入金が確認できた時点で正式なご予約となります。体験受講費は返金いたしませんのでご了承ください。
受付後、返信メールに入れる注意書き
- 受講費を当メール到着後○日以内にご入金ください。
- 入金までは仮予約でお席を確保しています。キャンセルまたはなんらかのご事情で入金が遅れる場合は必ずご連絡ください。
- ご入金後の受講費は返金できませんのでご了承ください。
- 期日までに連絡なく入金が確認出来ない場合はキャンセルとなりますのでご了承ください。
期限内に入金・連絡がなかった場合
確認メールをします。それでも入金も連絡もなかった場合はキャンセルとして処理します。
ホームページや案内メールにきちんと記載することは、申込をしてくださる方へのマナーであり、自分のためでもあります。お互いに齟齬がないようにすることも事務作業を減らすことに繋がります。
なんでもシステマチックにするのは個人教室の良さが薄れますが、申込者の都合に振り回されないようにすることも大切。基本はルールに沿って、そして事情に合わせて臨機応変に対応するのがベストでしょう。
個人教室は基本的に先生ひとりで事務作業もこなしますから、有限の時間をいかに効率よく使うかが本当に大事なのです。また、脳のキャパシティも限られています。(あれどうなってるかな?)と気をもまないようにすることです。時間とエネルギーは、教室やレッスンをよくすることや、自分を休ませることに使ってください。
